يعتبر تنظيم الوقت أحد العوامل التي تحقق النجاح على مستوى الفرد والمجتمع، وتزداد أهميّة إلقاء الضوء على أهمية تنظيم الوقت في زمننا الحاضر بسبب ما نعانيه اليوم بنسبة تفوق ما عانيناه الأمس من كثرة مهدرات الوقت التي تسرق منا وقتنا دون الشعور بذلك؛ ولذلك لا بُدّ من الوقوف على أهميّة الوقت وأهمية تنظيم الوقت لتحقيق الأهداف والطموحات التي يزداد بها رقي المجتمع وحضارته وازدهاره. وفي سطور موضوعنا التالي سنعرفكم على أهمية تنظيم الوقت واستثماره وكيفية استغلاله وفوائده وخطوات تنظيمه، بالإضافة إلى الكثير من نصائح لتنظيم الوقت بحيث نقدر على الاستفادة منه بأقصى قدر ممكن من الاستفادة.
تنطوي إدارة الوقت على تحقيق الكثير من الفوائد على الصعيد الشخصي والمجتمعي على حدٍ سواء، ويمكن لتنظيم الوقت بالشكل المطلوب تحقيق العديد من الإنجازات التي حتمًا سترفع مستوى جودة حياتك إذا حرصت على تنظيم الوقت على قدر استطاعتك، ويمكن إجمال أهمية تنظيم الوقت فيما يلي:
توجد عدة عوامل تساعدنا على استثمار الوقت واستغلاله فيما يعود علينا بالمنفعة، ومن أهم عوامل تنظيم الوقت واستثماره ما يأتي:
إن كانت أي مهمة ستنجزها ستأخذ منك الكثير من الوقت الذي توقعته لها فهذا يعني أنك لا تعطيها التركيز بالقدر الكافي، بل من المتوقع أن نصف هذا الوقت الذي قضيته قد ضاع منك بطريقة ما، لأن عدم تركيزك وتشتتك والذهاب مع أفكارك والغرق فيها يعدّ من أهم الأمور التي تضيع الوقت. فيجب التركيز على الأعمال التي عليك إنجازها، وتجريب وابتكار طرق مختلفة لإنجاز هذه المهمة بنجاح بحيث تكون أسرع وذات نتائج أفضل.
فقد تكون في وقت العمل مركزًا تمامًا فيه، ولكن يوجد شيء ما قد نجح في جذبك نحوه فأبعدك عن عملك، وبالتأكيد عرفت ما المقصود هنا؛ إنه الهاتف الذكي أو صوت التنبيه الذي صدر منه ليعلن عن وصول رسالة من أحد الأصدقاء أو مثلًا لون شاشة الحاسوب الذي أضاء برسالة ما من صديقك … وغيرها العديد من الأسباب، فماذا حدث بعد هذا يا تُرى؟ تركت مهمتك بنية تضيع ثانية واحدة فضاعت ساعة. وبالتالي إذا كنت ترغب في إنجاز عملك والانتهاء منه سريعًا يُفضّل فصل الهاتف الذكي أو تركه في مكان بعيد عنك أو إذا كنت شجاعًا لا تلتفت إليه إذا سمعت رنين التنبيه الصادر عنه - وهو الأمر المشكوك فيه.
فقد تكون بالفعل تعمل على هذين الأمرين؛ التركيز والابتعاد عن كل ما يمكن أن يضيع وقتك، لكنك وبالرغم من ذلك قد تشعر بالعجز عن إنجاز وأداء أي من المهمات في وقتها بل دائمًا تتأخر بها أو أنك لا تتذكرها إلا بعد فوات الأوان أو قد تكون قد نسيتها تمامًا، فالمشكلة هنا هي عدم تنظيم المهمات على شكل ملاحظات تبقى أمام عينيك في كل وقت، بل بطريقتك هذه سوف تتلاشى وتذهب، فعليك تخصيص دفتر أو الاعتماد على المفكرة في الهاتف الذكي أو في برامج اللاب توب، فهي الأفضل من حيث تنظيم كافة المهمات وإبقائها دائمًا أمام عينيك.
يمكنك الاعتماد على التخطيطات والجداول اليومية التي تسهل هذا الأمر وتحتفظ بها أمام عينيك تعود إليها بعد الانتهاء من كل جزء في مهامك اليومية، مثل:
اقرأ هذا المقال عن مهارات إدارة الوقت
لاستثمار الوقت فوائد عديدة ومتنوعة وأهمها ما يأتي:
اقرأ كيف تستثمر وقتك؟
هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها ليكون هناك تنظيم في الوقت، وعند النجاح في اتباع هذه الخطوات يمكن أن يقوم الشخص بتحسين الإنتاجية وتقليل الضغط في الحياة العملية، وفيما يلي أبرز خطوات تنظيم الوقت :
قبل البدء في ممارسة إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، من المهم معرفة كيفية إدارة الوقت الحالي بشكل جيد، والطريقة التي يمكن القيام بذلك هي من خلال تقييم أو تدقيق الطريقة التي يتم بها استخدام الوقت في الوقت الحالي، مثلًا قد يعتقد أحد أنه يحتاج إلي 45 دقيقة فقط لكتابة الرسائل الإلكترونية وإرسالها كل يوم، ولكن قد يستغرق الأمر بالفعل ساعة ونصف.
يجب المحاولة في تحديد مهلة زمنية لكل مهمة يجب القيام بها خلال اليوم، مثلًا إذا كان يجب كتابة تقرير خاص بالعمل، فيمكن تحديد إكماله في غضون ثلاث ساعات ثم الانتقال إلى شيء آخر، بهذه الطريقة يمنح الشخص نفسه التحدي لتقليل التسويف لأنه يريد الالتزام بالجدول الزمني المخصص لكل مهمة.
من الجيد أيضًا إجراء تقييم واقعي لمقدار العمل الذي يتم إجراؤه في كل مهمة قبل تعيين المدة الزمنية حتى يتمكن الشخص من الحفاظ على مستوى معين من الدقة والحفاظ على الضغوط تحت السيطرة.
أن عمل قوائم بالمهام تساعد في تحديد ما يجب القيام به بالضبط وفي أي تاريخ، سيساعد هذا في معرفة ما يجب أن تحديده حسب الأولوية كل أسبوع وما الذي يمكن أن ينتظر.
ويجب الاحتفاظ بمخطط أو تقويم، قد تكون هناك مهام أخرى غير موجودة في قائمة المهام، ولكن يجب محاولة إعادة جدولة المهام التي لا يمكن إكمالها كما هو مخطط لها بدلاً من التوقف عن تنفيذها، ويمكن الاستعانة بقائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت.
تتطلب المهام المختلفة طرقًا مختلفة في تنفيذها، عند كتابة قائمة المهام من الأفضل تجميع المهام المتشابهة معًا حتى لا تضطر إلى إعادة تغيير التفكير في كل مرة تقوم فيها بمهمة جديدة.
يجب أن تنظم وتخطط لليوم التالي بشكل سابق، مثلاً يمكن القيام بذلك في الليلة السابقة عن طريق قضاء 15 دقيقة بعد العمل في تنظيم المكتب وإدراج أهم الأشياء التي قد تحتاج إلى القيام بها في اليوم التالي.
أو يمكنك اختيار التخطيط لليوم في الصباح الباكر قبل البدء في أعمال اليوم، ويجب محاولة كتابة العناصر الأكثر أهمية ثم أكملها في الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية من اليوم.
في حين أنه قد يكون من السهل ترك المهام الصعبة في النهاية، فقد يكون من المفيد إدارة الوقت إذا أكملت أصعب المهام أولاً، عندما تختار إكمال هذه المهام أولَا يكون لديك عمومًا عقل صافٍ ومزيد من الطاقة في الصباح لأنك لم تغرق في المهام الأخرى التي تستنزف طاقتك.
عند البحث عن أشياء في غير محله في مكان غير منظم فهذا يسبب في تضيع الوقت، لذلك يجب دائمًا الحفاظ على مساحة العمل منظمة، كما يجب إعادة الأشياء إلى مكانها عند الانتهاء من استخدامها، وعند استخدام الكمبيوتر أو الهاتف وفتح المستندات والملفات فيجب إعداد نظام يسمح بالعثور على المستندات الضرورية بشكل أسرع.
يمكن أيضًا محاولة تنظيم البريد الإلكتروني عن طريق إلغاء الاشتراك في الأشياء الغير هامة، وبهذه الطريقة يمكن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة أكبر.
يمكن وضع وقت فارغ بين كل مهمة مكتملة، لأن ذلك يساعد في الحصول على وقت إضافي لإنهاء المهام دون قضاء وقت من مسؤولية أخرى إذا لم تتمكن من إكمال المهام في الجدول الزمني المخصص.
أو في حالة الانتهاء من المهام في وقتها يتيح ذلك بترك وقت قصير لتقليل الضغط وأخذ قسط من الراحة أو المشي أو تناول وجبة خفيفة أو بعض واجبات العمل القصيرة الأخرى غير ذات الصلة.
معظم الأشخاص تريد أن تعمل عملاً فعالًا ودقيقًا، لكن يجب محاولة التخلي عن المثالية، لأنها لا يوجد شخص مثالي، فدائمًا لا يكون لدي الأشخاص دائمًا الوقت الكافي لإكمال العديد من المهام في يوم واحد.
أفضل طريقة للالتزام بالمخطط هي ترك مجال للأخطاء مع الاستمرار في المحاولة، تنظيم الوقت بشكل افضل يتطلب الممارسة، وعند المحاولة والفشل يجب الاستمرار في المحاولة لأنه سيصبح أسهل ويكون هناك قدرة على تبسيط العمل بالطريقة الأفضل.
اقرأ هذا المقال الذي يقدم نصائح تساعدك على إدارة الوقت بطريقة أفضل.
أنشطة تنظيم الوقت نشاط مخطط الأسبوع.
أنشطة تنظيم الوقت نشاط كيف أخطط لمهامي الأسبوعية.
أنشطة تنظيم الوقت نشاط ماذا أفعل في روتيني اليومي.
جدول الروتين اليومي مع رسوم توضيحية.
أنشطة تنظيم الوقت قائمة مهامي الأسبوعية للأولاد والبنات.
Home 
Membership 
Customer Support 
Create 
Blog 
