صيغة خطاب موجه لرئيس البلدية ، يحتاج الكثير من الأشخاص إلى كتابة خطاب رسمي موجه إلى رئيس البلدية لرفع شوى أو توضيح أمر ما مطلوب ويجب أن ينفذ، ومن ثم فإن الشخص يحتار في اختيار نوعية صيغة الخطاب الذي يود أن يكتبه لرئيس البلدية حيث يجب أن يكون بصيغة محددة نقدمها في السطور التالية.
محتويات المقال
صيغة خطاب موجه لرئيس البلدية
إليكم صيغة خطاب موجه لرئيس البلدية
سعادة مدير
الأستاذ / سلمه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته …
إشارة إلى خطابكم رقم ……….. وتاريخ / / ، بشأن …………………….
عليه نأمل ……………..
أو
فإننا نرجو منكم.
وتقبلوا أطيب تحياتي ؛؛؛
المنصب
الأستاذ /
صيغة خطاب موجه لرئيس البلدية أنواع الخطابات الرسمية
هناك نوعين للخطابات الرسمية وهما كالتالي:
النوع الأول وهو الخطاب الذي يوجه من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.
النوع الثاني وهو الخطاب الموجه من أفراد عاديين إلى جهة أخرى.
يختلف نوع الخطاب على حسب المضمون الخاص به والعرض منه، فقط يكون خطاب الغرض منه الشكوى أو خطاب من أجل اتمام التعاملات الرسمية أو لاتمام مهمة مثلا.
شكل الخطاب لا يتغير سواء ان مقدم من جهة رسمية أو لجهة أخرى، فهو خطاب في سياق التعاملات أو موجه للشكوى مثلا، وكل الخطابات مهما كانت أهدافها لابد وأن يحتوي على عدة عناصر مهمة هي وجود الشخص المرسل للخطاب أو المؤسسة والراسل.
يجب على الشخص المرسل للخطاب أو المؤسسة أو المصلحة أن يؤدي مهامه في أقصر وقت وفي أسرع سرعة بدون أن يعيقه شيء ما، لأن عدم الاهتمام بهذه الخطابات يعطل المصالح مما يؤثر على المجتمع بشكل عام.
المختصين بكتابة الخطابات الرسمية
عند كتابة صيغة خطاب موجه لرئيس البلدية والخطابات الرسمية لابد وأن يتم اختيار الاشخاص المعنيين بهذا الأمر وهم المحامون وكتاب العدل والذيم لديهم الخبرة الكافية لهذا الأمر، حيث يقومون بكتابة محتوى للخطاب يمكن رفعه بأمان إلى رئيس البلدية يكون بعيدا عن الخطأ أو الأسلوب الغير لائق في الطلب.
شكل الخطاب الرسمي
1- يجب عند كتابة الخطاب الرسمي احضار ورق أبيض أو أصفر إما سادة، أو يحتوي على شعار الجهة الحكومية أو الشركة التي يتم ارسال الخطاب إليها.
2- يمتنع في الخطاب الرسمي وضع أي رسومات أو أشكال داخل محتوى الخطاب.
3- يفضل الخطاب الرسمي على برنامج الوورد (Word) مع استخدام خط Arial، بحجم 16 ومن ثم طباعته.
4- عند كتابة الخطاب الرسمي يدويًا يجب أن تكون كتابته باللون الأزرق، والامتناع تماما عن استخدام القلم الأسود، وهو ما يسعل على القاريء التمييز بين الخطاب الأصلي والنسخ في حال تصويرها.
5- لابد وأن يترك مسافة بين كل نقطة والنقطة التي تليها ما بين نصف سطر وسطر واحد.
6- لابد وأن تبدأ الكتابة في الخطاب الرسمي من منتصف الورقة السادة، مع الامتناع عن وضع أي براويز أو رسم أي إطارات حتى يمكن الاحتفاظ بشكل الخطاب الرسمي.
7- يجب أن يبدأ الخطاب الرسمي بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، كما لابد وأن ينتهي بجملة شكر مثل أن تقول ولكم جزيل الشكر والتقدير، كما يجب أن ينتهي الخطاب بإضافة التوقيع وتاريخ التحرير للخطاب.
8- عند كتابة الخطاب الرسمي يجب اختيار الألفاظ الواضحة والمفهومة.
9- قبل كتابة الخطاب الرسمي يجب تحري الصدق في كل المعلومات الواردة التي يحتوي عليها الخطاب.
10- يجب على الكاتب أن يلتزم بالموضوعية والابتعاد تمامًا عن اختيار الألفاظ الأدبية والمحسنات البديعية.
11- يجب على كاتب الخطاب الرسمي أن ينجز في المحتوى بشرط ألا يؤدي ذلك في الإخلال بالمعنى العام للخطاب.
12- لابد وأن يراعي الكاتب ترتيب الأفكار وتنسيقها بشكل واضح مفهوم بحيث يراعي الانتهاء من الفكرة الأولى أولاً وتوضيحها جيدًا ثم ينتقل إلى الفكرة الثانية، وهكذا إلى نهاية الخطاب.
