السكرتير هو الشخص المسؤول عن معاونة المدير في شركة، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، فيهتم بالتفاصيل الخاصة بترتيب المواعيد، الى جانب امور الشركة والمدير، ويكون لديه الكثير من العلاقات مع كل الموظفين. هذه مجموعة من الصفات الواجب توافرها في السكرتير الناجح والتي يمكن أن تنقسم لعدة اجزاء نستعرضها في هذا المقال.
ما هي صفات السكرتير الناجح السلوكية
- يتحتم على السكرتير الناجح أن يتميز بسرعة البديهة والذكاء في التعامل مع الظروف غير العادية التي تواجهه في بعض الأحيان، وعرض الموضوعات والأمور على المدير في الوقت الذي يناسب الأخير، مع مراعاة عدم إحراجه. هناك أمور ضرورية تتطلب اتخاذ قرار من الإدارة بعينها. الأمور الروتينية يتم اتخاذ القرار فيها بعد تفويض الصلاحية من الإدارة إليه، أما الأمور الضرورية فيجب عرضها مباشرة على الإدارة لاتخاذ القرار فيها.
- عدم التهاون بالأمور الصغيرة وتأجيل الأعمال الموكلة إليه، وتأدية عمله بأكمل وجه، والاستعداد للرد على جميع المكالمات وتحويلها إلى المدير أو الشركة في الوقت المناسب. وعليه أن يقرأ ويرتب كل المراسلات البريدية، منها الإلكترونية أو الورقية، ويحسن ترتيب مواعيد المدير في استقبال العملاء وإدارة وترتيب الاجتماعات عند طلب ذلك منه، ويحسن ترتيب الأوراق ووضعها في ملفات خاصة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، كما ويهتم بتدوين الملاحظات ومتابعة وتنفيذ أوامر المدير؛ فطاعة المدير مسؤولية مهمة لوظيفة السكرتير.
ما هي صفات السكرتير الناجح المهنية
- يجب أن يكون السكرتير الناجح مؤهلا علميا لشغل هذا المنصب، وأن يكون حاصلا على دبلوم أو بكالوريوس عن التخصص، بالإضافة إلى التقدم التكنولوجي لتطوير الكثير من الأمور والمهام الإدارية، وهذا الأمر يرفع من كفاءة السكرتير والتحاقه بالدورات المهمة لوظيفته.
- عليه ان يكون ملما باستخدام الأدوات والأجهزة المكتبية؛ مثل الطابعة وآلة النسخ والتصوير والحاسوب لإنجاز مهمته بسهولة.
- الاهتمام والعناية بالمظهر الشخصي أحد أهم الأمور التي تدل على شخصية السكرتير الناجح، فيجب أن تكون ملابسه أنيقة ونظيفة من شعره حتى الحذاء، وأن يعتني بالنظافة الشخصية أيضا لأنه في وظيفة تعكس واجهة المؤسسة، وقد يتعرض كثيرا لاستقبال الزوار عند مقابلة الإدارة.
- كما يجب التركيز على اللباقة في التعامل والحديث مع الأشخاص مثل الإدارة والزملاء والعملاء، ويجب على السكريتر الناجح أن يحافظ على أسرار العمل والعاملين، فاللباقة والأمانة والإخلاص في العمل صفات مهمة وضرورية للسكرتير.
مميزات السكرتير الناجح
- يجب ان يحرص السكرتير الناجح على ما يلي:
- الاهتمام بشكله الخارجي وارتداء الملابس النظيفة والأنيقة والرسميّة التي تتناسب مع جو العمل والإدارة.
- قوة الشخصية والتمتع بثقةٍ كبيرة في النفس.
- حسن التصرف والتعامل مع الناس بشكلٍ لائقٍ ومهذب.
- القدرة على إدارة العمل بانتظام ودقة.
- التمتّع بالهدوء والإلتزام والمرونة في التعامل مع الآخرين.
- التمتّع بهدوء الأعصاب والابتعاد عن التوتر.
- الإلتزام بقوانين المؤسسة وعدم مخالفتها، كالامتناع عن الضحك بصوتٍ مرتفع، أو تناول الطعام في المكتب.